En nuestro post de hoy, vamos a contarte como puedes sacarle más provecho a tu día.
Te pongo en situación, empieza el día con un montón de tareas por hacer, algunas del día anterior que no tuviste tiempo de llevar a cabo como por ejemplo, gestionar el interés de un par de alumnos que quieren probar tus clases, otras en cambio del día de hoy, como saber si vendrá todo el mundo a clase y tendrás el grupo equilibrado de leaders y followers o tendrás un problema y tendrás que avisar a esos alumnos del grupo superior para que te echen una mano antes de perder alumnos, así que mandas un WhatsApp al grupo para que te conteste si vendrán o no. Además, tienes que recordarle a Paco que ayer no te pago y que ya lleva dos semanas de retraso, con lo que si no te paga la próxima semana no le dejarás pasar a clase. De repente un WhatsApp con la lista de alumnos del grupo de las 5, viene María a clase, perfecto, contesta otro alumno de la clase de las 7, lo apuntas, pero ya no sabes con que estabas… Piensas, tengo que mejorar mi sistema, pero no tengo tiempo de hacerlo. Te sientes atrapado, como un ratón que corre en su rueda pero que no avanza, no paras de hacer cosas, pero parece que no avanzas con nada…
Lo primero que tienes que hacer es cambiar tus métodos, porque como dijo Einsten “Si siempre haces lo mismo, no esperes resultados diferentes”. Párate y pregúntate por un momento ¿qué quiero conseguir? Seguramente tu respuesta sea que puedas hacer todo lo que tienes que hacer en un día y te sobre tiempo. Bien, esa es la parte más difícil, porque ¿cuánto valoras tú tu tiempo?
¿Quieres invertir un poco de tu tiempo para liberarte de tareas tediosas?
¿Estás dispuesto a mejorar los procesos cambiándolos para ser más eficiente?
En este blog te vamos a mostrar como puedes cambiar tu vida mejorando los procesos y además, como esa mejora te va a permitir ser más óptimo y ahorrar tiempo.
1. Elimina tareas repetitivas.
El primer paso es quitarte las tareas repetitivas y automatizarlas al máximo.
¿Qué tareas de gestión haces diariamente o mensualmente? Seguramente en tu lista aparezcan tareas como:
- Gestionar solicitudes de alumnos.
- Que tus alumnos acepten las condiciones legales de tus actividades.
- Gestionar cobros de tus alumnos.
- Avisarle de que te tienen que pagar.
- Preguntarles quien asistirá a clase ese día.
- Mirar el WhatsApp para ver quien viene y quién no.
- Controlar la asistencia.
- Comprobar si alguien está interesado en asistir a tus actividades.
- Atender a las llamadas telefónicas de las personas interesadas.
- Comprobar que no hay faltas recurrentes ni problemas con alumnos que puedan desembocar en que acaben borrándose de la actividad.
Pues bien, en mydance hemos desarrollado automatismos para todas estas tareas repetitivas.
Cuando un alumno te solicita inscripción a través de mydance está aceptando las condiciones legales que tienes en tu escuela, además puedes compartir el enlace de tu grupo a tus alumnos por WhatsApp, para que te soliciten inscripción (puedes ampliar información en la entrada del blog ventajas de digitalizar a tus alumnos)
Todos los meses tienes que gestionar los cobros y los impagos de tus actividades, para lo cual, tienes la herramienta de tesorería para emitir las remesas de cobro, donde reconoces que tus alumnos te deben esa actividad. Al emitirla, a tus alumnos les llega un aviso a su app de mydance avisándoles de que tienen que pagarte la cuota por sus actividades. Una vez efectuado un movimiento desde tu manager, se elimina esa deuda que el alumno tiene contigo y se reconoce ese ingreso, pero ¿y si no te paga? Pues tranquilo que no tienes que rebuscar entre cuadernos, papeles u hojas de Excel, ya que es el propio sistema el que te indica que esa persona tiene cuotas pendientes y te debe dinero, para que tú, de una forma rápida y visual puedas ver cuantos alumnos te deben dinero y tomar las decisiones correspondientes.
Otra acción que sueles hacer diariamente es la previsión de asistencia, equilibrado de grupos y control de asistencia. mydance te ayuda automatizando estas tareas y mostrándote los resultados, sin que tengas que estar pendiente del WhatsApp ni que tus alumnos silencien el grupo porque todas las semanas el día de clase se vuelve una locura con toda la gente contestando si van a asistir o no a clase.
En este caso, el sistema de mydance manda una notificación a tu alumno preguntándole si asistirá o no a tu actividad. Una vez contestada esa pregunta, no volverá a molestar a tu alumno, tu tendrás todas las respuestas en la pestaña “planing de hoy” en tu manager, donde verás la respuesta de todos tus alumnos, podrás ver si tienes algún grupo donde un rol sea mucho mayor que el otro y ya tomar decisiones. Además cuando tu profesor, desde su app, pase lista, a ti te aparecerá automáticamente en el grupo de la actividad.
Para las nuevas solicitudes, dentro de tu manager existe un apartado para toda la gente que te ha solicitado inscripción, pudiendo gestionarla cuando mejor te venga a ti, pero seguro que implantando todos estos tips te sobra tiempo para gestionar todas las solicitudes que recibas al instante.
2. Implementa los automatismos en tu día a día
Esta parte quizás sea un poco más complicada, porque nos acostumbramos a hacer una cosa de una determinada manera y acabamos siendo prisioneros de nuestros hábitos, pero te repito la pregunta ¿cuánto valoras tu tiempo? ¿quieres poder disfrutar de tu día libre sin estar resolviendo problemas atrasados? ¿realmente quieres mejorar tus procesos y ser más eficiente?
Los profesionales que utilizan procesos automáticos son mucho más eficientes y además de tener más tiempo, pueden gestionar mejor el día a día, lo que les permite crecer en alumnos (hay casos de escuelas de barrio con más de 900 alumnos en sus clases, creciendo exponencialmente año tras año incluso después de la pandemia) y todavía ahorrar tiempo gestionando.
Como sociedad siempre hemos buscado la mejora y tareas cotidianas que siempre se han hecho a mano se han mejorado y optimizado, automatizando procesos como la revolución industrial, que permitió que se fuese más productivo en el mismo tiempo con máquinas o la aparición de la informática, que hizo que el correo postal se cambiase por el email, o la aparición de la mensajería instantánea, que nos permite hablar con otra persona a tiempo real. Por ello tienes que tener presente que los métodos de mejora que están a tu alcance hoy te ayudarán a ser más eficiente, ya que el sistema lo hará por ti y te ayudará a ahorrar tiempo. Te recomendamos que leas ahorra tiempo gana libertad y 5 ventajas de digitalizar tus gestiones.
3. Enseña a todos los actores involucrados
Aquí está una de las tareas en la que más rechazo te vas a encontrar, ya que la gente no solemos aceptar el cambio, aunque cuando vemos que es para mejorar al final se vuelve algo natural.
Por lo general te van a decir cosas como, “yo no lo voy a hacer”, “si siempre se ha hecho así” o “el método que tienes funciona”, pero ¿cuántas horas te pasas gestionando? ¿cuánto tiempo libre tienes? ¿cuántas veces tienes que mirar tu WhatsApp para cosas del trabajo a lo largo del día? ¿tu método es el más eficiente que conoces? ¿es el método más rápido?
Seguramente ahora te surjan las dudas, pero piensa que todo cambio lleva implícito un rechazo y que va a ser lo mejor para todos. Dejarás de perseguir a la gente para que te pague, dejarás de enviar todos los días un WhatsApp en cada grupo para que te digan si vienen o no, dejarás de hacer tareas repetitivas y tediosas con lo que te podrás centrar en gestionar y en mejorar la experiencia con tus alumnos. Por otra parte, ellos dejarán de sentirse perseguidos porque será el sistema el que les avise de que tiene que abonarte su mensualidad, dejará de recibir un número de mensajes donde pone quien asistirá o no a clase, provocando que no le preste atención al grupo, perdiendo mensajes importantes o incluso llegando a silenciar el grupo.
Así que no pierdas el tiempo, mejora tu eficiencia, implementa automatismos, ayuda a tus alumnos y profesores a que el cambio se produzca de forma natural y ya verás cómo, una vez implementado, tu día a día mejora y la experiencia de tus alumnos también, pronto ni recordarás como realizabas las gestiones en tu día a día.
Mejorar está en tu mano y ya verás que con mydance no te cuesta nada hacerlo. Nuestro compromiso contigo, con la danza y con la sociedad es que cada día más gente aprenda a bailar y nuestra comunidad sea cada vez más grande.
Si esta información te ha resultado útil te invitamos a que te mantengas al día en nuestro blog, ya que te vamos a dar muchos más tips en próximos artículos. Además, si puedes compartirlo tu también ayudarás a más gente y a que cada día seamos más los que disfrutamos de este arte.
Nos interesa conocer cuál es tu experiencia aplicando estos tips, para ayudarnos a elaborar los próximos artículos. Recuerda que mydance lo construimos entre todos.
El equipo de mydance.